Die Werbungskosten / Einkommensteuer

Die Werbungskosten

Montagmorgen. Der Wecker klingelt, der Kaffee ist schnell getrunken und dann geht es los zur Arbeit. Eigentlich ein ganz normaler Arbeitstag.

Doch im Laufe des Jahres kommen neben der eigentlichen Arbeit immer wieder Ausgaben dazu: Ein neuer Bürostuhl fürs Homeoffice, Fachliteratur, Arbeitskleidung, ein beruflich benötigtes Programm oder die Fahrt zur Arbeitsstätte. Manche dieser Kosten fallen regelmäßig an, andere nur einmal im Jahr.

Oft denkt man dabei gar nicht weiter darüber nach. Schließlich sind es einfach Ausgaben, die mit dem Beruf zusammenhängen.

Doch genau hier wird es für die Steuererklärung interessant:

Bestimmte Kosten, die durch den Beruf entstehen, können steuerlich berücksichtigt werden.

Diese sogenannten Werbungskosten können dazu führen, dass sich das zu versteuernde Einkommen verringert – und damit unter Umständen auch die Steuer, die tatsächlich gezahlt werden muss.

Aber welche Ausgaben zählen überhaupt dazu? Wo liegen die Grenzen? Und was muss man beachten, damit das Finanzamt die Kosten anerkennt?

Genau darum geht es bei den Werbungskosten.

§ 9 Abs. 1 Nr. 1 EStG – Schuldzinsen

Schuldzinsen können Werbungskosten sein, wenn sie wirtschaftlich mit der Erzielung von Einkünften zusammenhängen.

Beispiel:
Du finanzierst eine vermietete Wohnung mit einem Kredit. Die dafür gezahlten Zinsen können grundsätzlich als Werbungskosten bei den Mieteinkünften abgezogen werden.

💡 Merke: Entscheidend ist, wofür das geliehene Geld verwendet wurde – nicht allein, dass Zinsen gezahlt wurden.

§ 9 Abs. 1 Nr. 2 EStG – Versicherungsbeiträge

Bestimmte Steuern, öffentliche Abgaben und Versicherungsbeiträge können Werbungskosten sein, wenn sie sich auf Gegenstände beziehen, die zur Erzielung von Einnahmen dienen.

Beispiel: (Bei einer Vermietung)
Du vermietest eine Wohnung. Die dafür anfallende Grundsteuer oder eine passende Gebäudeversicherung kann grundsätzlich als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Beispiele: (Bei Arbeitnehmer)
Bei einer Unfall- oder Rechtsschutzversicherung kann der berufliche Anteil als Werbungskosten berücksichtigt werden. Der private Anteil ist dagegen nicht als Werbungskosten abziehbar.

💡 Merke: Die Kosten müssen mit einem Gegenstand zur Einnahmeerzielung zusammenhängen.

💡 Merke: Versichert die Versicherung berufliche und private Risiken, kann der beruflich veranlasste Teil berücksichtigt werden.

§ 9 Abs. 1 Nr. 3 EStG – Beiträge zu Berufsverbänden

Beiträge zu Berufsverbänden können als Werbungskosten abgezogen werden.

Beispiel:
Du zahlst einen Mitgliedsbeitrag für eine Gewerkschaft oder einen Berufsverband, der deine beruflichen Interessen vertritt. Dieser Beitrag kann als Werbungskosten berücksichtigt werden.

💡 Merke: Mitgliedsbeiträge können abziehbar sein, wenn der Verband mit deinem Beruf zusammenhängt.

§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG – Fahrten zur Arbeit

Für den Weg zwischen deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte kannst du eine Entfernungspauschale als Werbungskosten ansetzen. Sie wird grundsätzlich unabhängig davon gewährt, ob du mit dem Auto, Motorrad, Fahrrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fährst.

Welche Entfernung zählt?
Grundsätzlich ist die kürzeste Straßenverbindung maßgebend. Die Entfernung wird auf volle Kilometer abgerundet. Eine längere Strecke darf angesetzt werden, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist und regelmäßig benutzt wird.

Für den Veranlagungszeitraum 2025:

bis einschließlich 20 km: 0,30 € je Entfernungskilometer
ab dem 21. km: 0,38 € je Entfernungskilometer

Beispiel 2025:
20 km Entfernung, 220 Arbeitstage:

20 km × 0,30 € × 220 = 1.320 €

Bei 30 km Entfernung:

20 km × 0,30 € × 220 = 1.320 €
10 km × 0,38 € × 220 = 836 €

➡️ Gesamt: 2.156 €

Ab dem Veranlagungszeitraum 2026 gilt dagegen einheitlich 0,38 € ab dem ersten Kilometer.

Beispiel 2026:
30 km × 0,38 € × 220 = 2.508 €

➡️ Gesamt: 2.508 €

Kann ich stattdessen die tatsächlichen Fahrtkosten ansetzen?

Grundsätzlich nein. Mit der Entfernungspauschale sind die Aufwendungen für diese Fahrten grundsätzlich abgegolten. Das gilt unabhängig vom tatsächlich verwendeten Verkehrsmittel.

Ausnahme: Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel können die tatsächlichen Kosten angesetzt werden, soweit diese im Kalenderjahr höher sind als die insgesamt errechnete Entfernungspauschale.

💡 Merke:
Auto → grundsätzlich Entfernungspauschale
ÖPNV → Entfernungspauschale oder höhere tatsächliche Kosten
Fahrrad → ebenfalls Entfernungspauschale

💡 Merke: Für die Steuererklärung immer auf den richtigen Veranlagungszeitraum achten – bei 2025 gilt noch die Staffelung, ab 2026 0,38 € ab dem ersten Kilometer.

§ 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG – Doppelte Haushaltsführung

Entstehen dir aufgrund deiner Arbeit zusätzliche Kosten, weil du neben deinem eigenen Hausstand eine zweite Wohnung am Ort deiner ersten Tätigkeitsstätte benötigst, können diese Mehraufwendungen als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Voraussetzungen:

Du hast außerhalb des Ortes deiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Hausstand (z. B. deine Hauptwohnung).
Zusätzlich wohnst du am Ort deiner ersten Tätigkeitsstätte in einer Zweitwohnung.
Die doppelte Haushaltsführung ist beruflich veranlasst.

Welche Kosten können berücksichtigt werden?

🏠 Unterkunftskosten:
Bei einer Unterkunft im Inland können die tatsächlichen Kosten bis zu 1.000 € monatlich berücksichtigt werden.

🚗 Familienheimfahrten:
Grundsätzlich kann eine Heimfahrt pro Woche berücksichtigt werden. Dafür gilt die Entfernungspauschale von 0,38 € je vollem Entfernungskilometer.

🍴 Verpflegungsmehraufwendungen:
Für die ersten drei Monate können unter den entsprechenden Voraussetzungen Verpflegungspauschalen berücksichtigt werden.

Beispiel:
Max arbeitet in München, wohnt aber weiterhin mit seinem eigenen Hausstand in Nürnberg. Weil der tägliche Weg zur Arbeit nicht praktikabel ist, mietet er sich in München eine kleine Wohnung.

➡️ Die dadurch entstehenden beruflich veranlassten Mehraufwendungen können grundsätzlich als Werbungskosten berücksichtigt werden.

💡 Merke:
Eine Wohnung für die Arbeit + ein eigener Hausstand am Lebensmittelpunkt = mögliche doppelte Haushaltsführung.

§ 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG – Berufliche Übernachtungen

Übernachtest du aus beruflichen Gründen an einem Ort, der nicht deine erste Tätigkeitsstätte ist, können die notwendigen Kosten für die Unterkunft als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Beispiel:
Du arbeitest normalerweise in München und musst für deinen Arbeitgeber für mehrere Tage nach Hamburg. Dort übernachtest du im Hotel.

➡️ Die tatsächlichen Kosten für die Übernachtung können grundsätzlich als Werbungskosten berücksichtigt werden.

💡 Merke: Für Arbeitnehmer gilt hier grundsätzlich das Prinzip der tatsächlichen Kosten. Nachweise über die Übernachtungskosten solltest du deshalb aufbewahren.

Wichtig: Dauert die berufliche Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte länger als 48 Monate, gelten besondere Grenzen für die Unterkunftskosten.

§ 9 Abs. 1 Nr. 5b EStG – Übernachtung im Fahrzeug

Übernachtest du während einer beruflichen Tätigkeit in einem Fahrzeug deines Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber beauftragten Dritten, können dafür entstandene notwendige Mehraufwendungen als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Statt der tatsächlichen Kosten kann eine Pauschale von 9 € pro entsprechendem Kalendertag angesetzt werden. Voraussetzung ist, dass für diesen Tag grundsätzlich auch eine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a EStG beansprucht werden könnte.

Beispiel:
Du bist als Berufskraftfahrer mehrere Tage beruflich unterwegs und übernachtest im Lkw.

➡️ Für die entsprechenden Tage können grundsätzlich 9 € Übernachtungspauschale pro Tag angesetzt werden.

💡 Merke:
Übernachtung im eigenen bzw. privaten Fahrzeug → Nr. 5b nicht anwendbar.
Die Regelung betrifft die Übernachtung in einem Fahrzeug des Arbeitgebers oder eines von ihm beauftragten Dritten.

§ 9 Abs. 1 Nr. 6 EStG – Arbeitsmittel

Kosten für Gegenstände, die du beruflich nutzt, können als Werbungskosten berücksichtigt werden. Dazu gehören zum Beispiel Werkzeuge, typische Berufskleidung oder beruflich genutzte Arbeitsmittel.

Beispiele:
💻 Laptop oder Computer
📱 beruflich genutztes Handy
📚 Fachliteratur
🖊️ Schreibmaterial
👕 typische Berufskleidung
🔧 beruflich benötigte Werkzeuge

➡️ Voraussetzung: Der Gegenstand muss beruflich veranlasst sein. Wird er auch privat genutzt, ist grundsätzlich nur der berufliche Anteil abziehbar.

💡 Merke: Arbeitsmittel sind Gegenstände, die du für deine berufliche Tätigkeit brauchst oder beruflich nutzt.

§ 9 Abs. 1 Nr. 7 EStG – Absetzung für Abnutzung (AfA)

Kaufst du ein beruflich genutztes Wirtschaftsgut, können die Anschaffungskosten als Werbungskosten berücksichtigt werden. Ist es über mehrere Jahre nutzbar, werden die Kosten grundsätzlich über die Nutzungsdauer verteilt. Dieser jährliche Betrag wird als AfA bezeichnet.

Beispiel:
Du kaufst einen beruflich genutzten Laptop für 1.200 €. Wird er über mehrere Jahre genutzt, werden die Anschaffungskosten grundsätzlich nicht einfach vollständig im Kaufjahr angesetzt, sondern über die entsprechende Nutzungsdauer verteilt.

📘 Berechnungsbeispiel 1: Normale Abschreibung (AfA)

Du kaufst einen beruflich genutzten Schreibtisch für 1.200 €.

Da die Anschaffungskosten über 800 € liegen, handelt es sich nicht um ein GWG. Die Kosten werden daher grundsätzlich über die Nutzungsdauer verteilt.

Angenommene Nutzungsdauer: 10 Jahre

1.200 € ÷ 10 Jahre = 120 € AfA pro Jahr

➡️ Du kannst grundsätzlich 120 € pro Jahr als Werbungskosten berücksichtigen.

💻 Beispiel 2: Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)

Du kaufst eine beruflich genutzte Tastatur für 150 €.

Die Tastatur ist beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar. Da die Anschaffungskosten nicht mehr als 800 € betragen, kann sie als GWG behandelt werden.

150 € × 100 % = 150 €

➡️ Die gesamten 150 € können bereits im Jahr der Anschaffung als Werbungskosten berücksichtigt werden.

➡️ Der jeweils berücksichtigte Betrag ist die AfA.

💡 Merke:

Nicht jeder beruflich genutzte Gegenstand wird steuerlich sofort vollständig berücksichtigt. Bei länger nutzbaren Arbeitsmitteln werden die Anschaffungskosten grundsätzlich über die Nutzungsdauer verteilt (AfA). Für bestimmte kleinere Anschaffungen gelten dagegen besondere Regeln, wie zum Beispiel die GWG-Regelung.

Je nachdem, wie teuer ein Arbeitsmittel ist und wie lange es genutzt wird, können die Kosten sofort oder verteilt über mehrere Jahre als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Wichtig: Für bestimmte Wirtschaftsgüter gelten Sonderregelungen, beispielsweise für geringwertige Wirtschaftsgüter. Außerdem kann bei gemischter beruflicher und privater Nutzung nur der beruflich veranlasste Anteil berücksichtigt werden.

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